KI-Technologie hat das Leben von Unternehmensmitarbeitern einfacher denn je gemacht. Immer mehr Menschen nutzen KI, um ansonsten sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Dies erklärt, warum eine aktuelle Umfrage dies ergeben hat 64 % der Mitarbeiter haben das Gefühl, dass KI grundlegende Aspekte ihrer Arbeit verändert.
Eine der vielen Möglichkeiten, wie KI-Technologie Mitarbeitern helfen kann, besteht darin, ihnen die Verwaltung und den Umgang mit Dokumenten zu erleichtern. Dies ist ein Beispiel dafür Wie viele Unternehmen nutzen KI?. Lesen Sie weiter, um mehr über einige dieser vielen Vorteile zu erfahren.
KI erleichtert die Verwaltung von Dokumenten
Wir haben viel über einige der vielen Vorteile gehört, die der Einsatz von KI zur Automatisierung verschiedener Aufgaben mit sich bringt. Bloomberg veröffentlichte vor ein paar Monaten einen Artikel darüber, wie eine Reihe von Unternehmen nutzen KI zur Automatisierung des Schlachtens von Fleisch. Viel praktischer ist es jedoch, damit Dokumente zu verwalten.
Im modernen digitalen Zeitalter hat sich der Papierkram zu einer viel zeitaufwändigeren und kompetenzintensiveren Tätigkeit entwickelt, vor allem weil der „Papier“-Teil langsam, aber stetig zu einem Relikt der Vergangenheit wird. Effizientes Dokumentenhandling bedeutet heute, dass Sie digitale Dateien unterschiedlicher Formate erstellen, bearbeiten, teilen und speichern können, unabhängig davon, ob Sie Freiberufler, Kleinunternehmer oder Angestellter eines Großkonzerns sind. Dies bedeutet zwar, dass Sie möglicherweise lernen müssen, wie man mit verschiedener Spezialsoftware umgeht, in der Realität ist die Arbeit mit Dokumenten über On-line-Instruments jedoch weniger stressig. Solche Lösungen bieten eine Reihe von Vorteilen und sind jederzeit und überall sofort einsatzbereit, wodurch Arbeitsabläufe optimiert und die Produktivität gesteigert werden.
Welche KI-Software program für den Umgang mit Dokumenten wählen?
Welche konkreten Werkzeuge Sie für Ihre Arbeit benötigen, hängt von Ihren persönlichen Bedürfnissen ab. Wenn die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit von entscheidender Bedeutung ist, könnte eine Plattform wie Google Docs Ihre erste Wahl sein. Dies ist ein Paradebeispiel dafür KI steigert die Nachfrage nach Softwareentwicklern.
Für die sichere Speicherung und Synchronisierung zwischen Geräten könnte Dropbox die perfekte Wahl sein. Wenn Sie häufig Hilfe beim Konvertieren von Dateien zwischen verschiedenen Formaten benötigen, können Sie sich die von iScanner angebotenen Webkonverter ansehen. Die Ermittlung Ihrer dokumentenbezogenen Schwachstellen ist der erste Schritt bei der Identifizierung der Software program, die wirklich einen Unterschied macht.
High 6 der besten On-line-Dokumentenverwaltungssoftware
1. Google Docs (Dokumenterstellung und Zusammenarbeit)
Google Docs ist der erste Kandidat, der einem in den Sinn kommt, wenn man an die gemeinsame Erstellung von Dokumenten in Echtzeit denkt. Dabei handelt es sich um eine vielseitige webbasierte Plattform, die kostenlos genutzt und leicht zu beherrschen ist. Es ermöglicht mehreren Benutzern die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Google Docs verfügt außerdem über einen integrierten Chat und funktionale Kommentarthreads, die die Zusammenarbeit nahtlos und mühelos gestalten. Der Versionsverlauf und die Zugänglichkeit von jedem Gerät aus tragen erheblich zum Komfort der Plattform bei.
Vorteile:
- Die Nutzung ist kostenlos und auf jedem Gerät mit Internetverbindung verfügbar
- Echtzeit-Zusammenarbeit für mehrere Benutzer
- Müheloses Teilen und Berechtigungsmanagement
- Versionsgeschichte
Nachteile:
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität
- Weniger Formatierungsoptionen im Vergleich zu mancher Desktop-Software program
2. DropBox (Cloud-Speicher und Dateisynchronisierung)
Dropbox hat sich als Cloud-Speicherriese einen Namen gemacht, Sie haben additionally wahrscheinlich schon einmal davon gehört. Mit diesem Dienst können Benutzer beliebige Dateien sicher auf verschiedenen Geräten speichern und teilen. Dabei handelt es sich allerdings nicht um eine einfache Speicherung; Dropbox bietet außerdem eine automatische Dateisynchronisierung und unterstützt den Versionsverlauf. Sogar die Dateifreigabe ist auf zwei verschiedene Arten möglich: entweder über Hyperlinks oder freigegebene Ordner. Insgesamt handelt es sich um ein leistungsstarkes Device, das sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen nützlich finden wird.
Vorteile:
- Seriöser Cloud-Speicher
- Automatische Dateisynchronisierung zwischen verschiedenen Geräten
- Einfache Dateifreigabe mit Berechtigungskontrolle
- Zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen
Nachteile:
- Begrenzter Speicherplatz auf kostenlosen Ebenen
- Kann bei großem Speicherbedarf recht teuer sein
3. Der Dateikonverter von iScanner (Dokumentkonvertierung)
Die Webkonverter von iScanner sind vielseitige Instruments, die jeweils für die Bewältigung eines bestimmten Dokumentkonvertierungsszenarios konzipiert sind, wie beispielsweise das docx-zu-jpg-Konverter auf iScanner. Obwohl die Dateien, die Sie in andere Formate konvertieren, einige wertvolle Daten enthalten können, besteht kein Grund zur Sorge: Die Webkonverter von iScanner halten sich strikt an die wichtigsten Datenschutzgesetze, nämlich die DSGVO und den CCPA.
Vorteile:
- Schnell und völlig kostenlos
- Sichere Konvertierung
- Es ist weder die Einrichtung eines Kontos noch die Set up einer App erforderlich
- Benutzerfreundliche Benutzeroberfläche
Nachteile:
- Deckt möglicherweise nicht das gesamte Spektrum der Dokumentenkonvertierung ab
- Die Konvertierungsqualität kann je nach Komplexität des Dokuments variieren
4. Google Translate (Textübersetzung)
Auch wenn Google Translate nicht unbedingt ein spezielles Device zur Dokumentenverwaltung ist, hat sich diese Plattform dennoch zur Basislösung für alle entwickelt, die mit mehrsprachigen Inhalten arbeiten. Es bietet sofortige Übersetzungen für über 100 Sprachen und funktioniert nahtlos mit Dokumenten, Webseiten und sogar Bildern. Es ist nicht der beste Übersetzungsdienst auf dem Markt, da er nicht immer 100 % genau ist; Seine beispiellose Geschwindigkeit und die breite Sprachabdeckung machen es jedoch zu einem wertvollen Werkzeug.
Vorteile:
- Kostenlos und einfach zu bedienen
- Unterstützt eine große Anzahl von Sprachen
- Kann Textual content in Bildern übersetzen
- Bietet mehrere Eingabemethoden (Tippen, Sprache, Handschrift)
Nachteile:
- Insbesondere bei komplexen Texten kann es bei Übersetzungen an Nuancen und Genauigkeit mangeln
- Nicht geeignet für professionelle Übersetzungen, die eine hohe Präzision erfordern
5. Evernote (Dokumentanmerkung)
Evernote ist ein Kraftpaket für digitale Notizen, das durch seine Fähigkeit glänzt, verschiedene Arten von Inhalten, einschließlich Dokumenten, zu organisieren und zu kommentieren. Mit Evernote können Sie Webseiten ausschneiden, PDFs mit Anmerkungen versehen, mit bestimmten Dateien verknüpfte Audionotizen aufzeichnen und Ihre dokumentbezogenen Recherchen in durchsuchbaren Notizbüchern organisieren.
Vorteile:
- Vielseitige Notizen- und Anmerkungsfunktionen
- Unterstützt verschiedene Dokumentformate, einschließlich PDFs
- Leistungsstarkes Ökosystem mit Notizbüchern, Tags und Suchfunktionen
- Plattformübergreifende Synchronisierungs- und Kollaborationsoptionen
Nachteile:
- Der kostenlose Plan bietet begrenzte Funktionen und Speicherplatz
- Kann sich bei einfachen Notizaufgaben überwältigend anfühlen
6. Zapier (Automatisierung)
Zapier ist selbst kein Dokumenteneditor oder Speicherlösung, aber es ist ein Sport-Changer, wenn es um die Automatisierung von Dokumenten-Workflows geht. Diese Plattform verbindet verschiedene Apps und ermöglicht Ihnen die Erstellung von „Zaps“, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Sie können beispielsweise einen Zap einrichten, um E-Mail-Anhänge automatisch in Ihrem Dropbox-Ordner zu speichern oder neue Google Docs-Dateien in PDFs zu konvertieren und sie an einen bestimmten Cloud-Speicherort hochzuladen.
Vorteile:
- Umfangreiche App-Integration
- Eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Erstellen von Zaps
- Spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand
- Bietet einen kostenlosen Plan für grundlegende Automatisierungsanforderungen
Nachteile:
- Die Einrichtung komplexer Zaps kann eine Herausforderung sein
- Höherstufige Pläne mit mehr Funktionen können teuer sein
Was ist der Vorteil von On-line-Software program?
Das Schöne an On-line-Software program liegt in ihrer Zugänglichkeit, ihrem Kooperationspotenzial und ihrer inhärenten Flexibilität. Diese Instruments überwinden geografische Barrieren und ermöglichen es Mitarbeitern und Fachleuten, unabhängig von ihrem physischen Standort in Echtzeit zusammenzuarbeiten. On-line-Software program erfordert keine aufwändigen Installationen und manuellen Updates und stellt sicher, dass Sie immer mit den neuesten Funktionen ausgestattet sind. Darüber hinaus bieten abonnementbasierte Modelle im Vergleich zu herkömmlichen Softwarelizenzen in der Regel mehr Flexibilität, sodass Sie Ihre Nutzung je nach Bedarf nach oben oder unten skalieren können.